Num passado não muito distante, a relação entre o proprietário de um imóvel e a administradora contratada se instrumentalizava apenas por uma procuração. Tudo transcorria sem maiores problemas.
Hoje isso é impensável. A relação ficou mais complexa, os valores envolvidos aumentaram, e a procuração — que é apenas o instrumento do mandato — não diz nada sobre remuneração, prazos de repasse, responsabilidade por inadimplência ou destino dos dados dos inquilinos. Onde o contrato cala, discute-se depois.
O que esse contrato é, juridicamente
O contrato de administração imobiliária é, em regra, um contrato misto: reúne mandato e prestação de serviços.
Mandato porque, nos termos do art. 653 do Código Civil, “opera-se o mandato quando alguém recebe de outrem poderes para, em seu nome, praticar atos ou administrar interesses” — e o artigo é expresso ao dizer que “a procuração é o instrumento do mandato”. A procuração é o papel; o mandato é a relação. Confundir os dois é a raiz do problema.
Prestação de serviços porque a administradora não apenas representa: ela executa uma atividade continuada — anúncio, seleção de candidato, cobrança, repasse, gestão de manutenção — remunerada por taxa. O art. 593 do Código Civil submete a essa disciplina toda prestação de serviço que não esteja sujeita às leis trabalhistas ou a lei especial.
E não se confunde com corretagem. Pelo art. 722, no contrato de corretagem uma pessoa, “não ligada a outra em virtude de mandato, de prestação de serviços ou por qualquer relação de dependência”, obriga-se a obter para a segunda um ou mais negócios. A corretagem se esgota na aproximação das partes; a administração começa depois dela e se prolonga no tempo. Muitas empresas fazem as duas coisas, e é justamente por isso que o contrato deve separar o que é comissão de intermediação e o que é taxa de administração.
O mínimo que o contrato precisa conter
Na relação proprietário-administradora, o mínimo é o seguinte.
O prazo de vigência e as condições de renovação e de rescisão, com prazo de aviso prévio para ambos os lados. O valor da taxa de administração, seu percentual e sobre o que incide — aluguel apenas, ou aluguel mais encargos. A forma e o prazo máximo para o repasse dos aluguéis ao proprietário, contado do recebimento, com o índice de correção e a multa aplicáveis ao atraso do repasse. A definição sobre a garantia de pagamento ao locador em caso de inadimplência do locatário: há ou não há, e em que condições. E o prazo dentro do qual a administradora deve acionar judicialmente o devedor, com quem arca com as custas e os honorários dessa cobrança.
Duas cláusulas costumam faltar e valem caro. A primeira: a quem cabe escolher o advogado e quem responde pela sucumbência da ação de despejo. A segunda: o que acontece com os contratos de locação em vigor quando a administração termina — a quem o inquilino passa a pagar, quem entrega as pastas, em que prazo.
As bases da própria locação já devem estar acertadas
Não basta contratar a administração e deixar a locação para depois. Recomenda-se que o contrato de prestação de serviços já estabeleça as bases dos contratos que a administradora vai celebrar em nome do proprietário: a finalidade da locação, residencial ou não; o prazo padrão, lembrando que o marco de trinta meses decide a possibilidade de denúncia vazia; a modalidade de garantia a ser exigida do locatário — uma só, sob pena de nulidade; a possibilidade ou não de execução de obras no imóvel; e o critério de reajuste.
Esse cuidado evita a situação mais desconfortável da relação: o proprietário descobrir, meses depois, que seu imóvel foi alugado por doze meses e que a retomada agora depende das hipóteses do art. 47 da Lei do Inquilinato. Os efeitos de cada escolha estão no guia da Lei do Inquilinato.
Prestação de contas: o dever que não se afasta
Este é o ponto mais importante do texto, e o que menos aparece nos contratos-padrão.
O art. 668 do Código Civil é categórico: “O mandatário é obrigado a dar contas de sua gerência ao mandante, transferindo-lhe as vantagens provenientes do mandato, por qualquer título que seja.” Não é cláusula contratual — é dever legal, e não se afasta por convenção.
A expressão “por qualquer título que seja” tem consequência prática direta: descontos obtidos, rendimentos de aplicação do numerário retido, valores recebidos a título de multa do inquilino, comissões de terceiros ligadas ao negócio administrado. Tudo isso pertence ao mandante, salvo o que o contrato expressamente destinar à administradora como remuneração.
Some-se o art. 667: “O mandatário é obrigado a aplicar toda sua diligência habitual na execução do mandato, e a indenizar qualquer prejuízo causado por culpa sua ou daquele a quem substabelecer, sem autorização, poderes que devia exercer pessoalmente.” Administradora que aceita fiador sem qualquer verificação, ou que deixa prescrever a cobrança, responde.
Na prática, o contrato deve fixar a periodicidade do extrato de prestação de contas — mensal é o razoável — e o que ele deve discriminar: aluguel recebido, data do recebimento, encargos, taxa retida, valor repassado e data do repasse.
Vistoria: a prova que decide tudo depois
Ao assumir a administração, é prudente realizar vistoria completa do imóvel, documentada, com fotografias datadas, para que não sobrem dúvidas sobre o estado em que o imóvel foi entregue aos cuidados da administradora. Conforme o caso — imóvel de alto valor, histórico de litígio, reforma recente —, sugere-se ata notarial.
A razão é simples: o art. 23, III, da Lei do Inquilinato obriga o locatário a restituir o imóvel “no estado em que o recebeu, salvo as deteriorações decorrentes do seu uso normal”. Sem prova do estado inicial, não há como demonstrar a deterioração anormal, e a discussão vira palavra contra palavra — geralmente com prejuízo para o proprietário.
Quem paga a taxa de administração
A Lei do Inquilinato resolve. O art. 22, VII, coloca entre as obrigações do locador “pagar as taxas de administração imobiliária, se houver, e de intermediações, nestas compreendidas as despesas necessárias à aferição da idoneidade do pretendente ou de seu fiador”.
Ou seja: a taxa de administração e a comissão de intermediação são do proprietário, e não do inquilino — inclusive os custos da análise cadastral. Cláusula que transfere esses custos ao locatário contraria o dispositivo e se expõe à nulidade do art. 45.
Dados pessoais dos inquilinos
A administradora coleta e trata volume expressivo de dados pessoais: documentos, comprovantes de renda, consultas cadastrais, dados de fiadores. O contrato deve dizer quem responde pelo tratamento desses dados, por quanto tempo eles são guardados, o que acontece com eles no fim da administração e como cada parte comunica à outra um incidente de segurança. O que a administradora pode pedir e por quanto tempo guarda está em o que a LGPD permite pedir e guardar do inquilino.
Perguntas frequentes
Procuração sozinha basta?
Não. A procuração é apenas o instrumento do mandato (art. 653 do Código Civil). Ela confere poderes, mas não define remuneração, prazo de repasse, responsabilidade por inadimplência nem critérios de escolha do locatário. Sem contrato, todos esses pontos ficam em aberto.
A administradora pode reter os aluguéis por quanto tempo?
Pelo prazo que o contrato fixar. Não havendo cláusula, aplica-se o dever de transferir ao mandante as vantagens provenientes do mandato (art. 668), e a retenção prolongada sem justificativa configura descumprimento. Por isso a cláusula de prazo máximo de repasse, com multa, é essencial.
A administradora responde se o inquilino não paga?
Só se tiver assumido essa garantia no contrato. A administração é obrigação de meio: a administradora responde por sua diligência (art. 667), não pelo resultado econômico da locação. Muitas empresas oferecem, como produto à parte, a garantia de repasse — o que precisa estar escrito, com as condições e as exclusões.
Posso trocar de administradora no meio de uma locação?
Pode, observadas as condições de rescisão do contrato de administração. A locação em curso não se desfaz por isso: ela é do proprietário, não da administradora. O que precisa ser organizado é a transição — comunicação ao inquilino, entrega de documentos e prestação de contas final.
Quem escolhe o inquilino?
O contrato define. O usual é que a administradora faça a análise cadastral e submeta o candidato à aprovação do proprietário. Deixar esse ponto implícito costuma gerar o pior dos dois mundos: o proprietário se sente ignorado, e a administradora responde por uma escolha que não era claramente sua.
Quanto tempo pode durar o contrato de administração?
Como contrato de prestação de serviços, submete-se ao art. 598 do Código Civil, que veda convencioná-lo por mais de quatro anos. Nada impede a renovação — o que não se admite é o prazo original superior.
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Este conteúdo é informativo e não substitui a análise do caso concreto.
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Gaysita Schaan Ribeiro — OAB/RS 31.724 e OAB/SC 79.300-A
Atualizado em 30 de agosto de 2026.
